O que é E-mail corporativo

E-mail corporativo: TUDO o que você precisa saber.

Eduardo Passos Infraestrutura de TI 2 Comments

O que chamamos de e-mail corporativo, nada mais é do que ter um serviço de e-mail usando um domínio próprio da empresa, ao invés de utilizar sistemas gratuitos como Hotmail ou Gmail. Quando sua empresa tem um e-mail empresarial, seus endereços de e-mail vão ser parecidos com esse -> joão@NomedaSuaEmpresa.com.br.

De cara já dá para perceber que é muito mais profissional e passa muito mais credibilidade para seus clientes e parceiros, utilizar um e-mail com o nome da sua empresa do que algo como @gmail.com ou @outlook.com, concorda?

Neste artigo veremos TUDO sobre o e-mail corporativo.

Como implantar um na sua empresa, quais os tipos de servidores de e-mail e muito mais. Continue a leitura e vire um expert no assunto.

Este artigo está dividido em tópicos e você pode usar o índice abaixo para ir direto a um tópico específico.

O que é E-mail Corporativo?

O termo e-mail significa eletronic mail, ou, em português, correio eletrônico e foi inventado em 1971 por Ray Tomlinson (você pode ler mais sobre a história do e-mail aqui).

O termo E-mail Corporativo é usado para definir serviços de e-mail que foram desenhados para atender necessidades específicas das empresas. Algumas dessas necessidades são:

  • Poder usar o domínio da empresa no endereço de e-mail dos funcionários. Algo como joão@nomedasuaempresa.com.br.
  • Ter o controle sobre quem pode enviar ou receber e-mails em nome da empresa.
  • Controlar as informações da empresa de forma centralizada.
  • Poder ter backups das mensagens trocadas.
  • Poder compartilhar informações entre os usuários do sistema de e-mail como agendas e contatos.

Quando se usa um bom sistema de e-mail personalizado para sua empresa, você tem o controle de tudo que seus colaboradores enviam ou recebem, evitando assim distrações com mensagens que não são pertinentes ao trabalho. O que não seria possível se você usasse um sistema de emails gratuito como Gmail e Hotmail.

Mais a frente veremos as diferenças entre um sistema de e-mail corporativo e um gratuito, e por que sua empresa não deve usar um sistema gratuito de e-mails.

O que precisa para ter um e-mail com nome da empresa

Para um sistema de e-mail funcionar é preciso basicamente duas coisas: um servidor de e-mail e um servidor DNS. Esses serviços podem ser contratados de provedores ou mesmo hospedados na sua empresa.

Testar Email Corporativo da Microsoft aqui.

O que é servidor DNS

Um servidor DNS é o responsável por localizar o endereço do servidor do seu site quando alguém digita o seu domínio. Um exemplo.

Quando alguém digita www.infob.com.br no navegador, envia uma requisição para o nosso servidor DNS que indica para o seu computador qual servidor está hospedado nosso site.

Se você mandar um e-mail para comercial@infob.com.br, o nosso servidor DNS vai redirecionar a requisição para nosso servidor de e-mail que irá tratar a mensagem e enviar a quem cuida dessa caixa postal.

Essa é uma explicação bem simplória do que é um servidor DNS, mas é o suficiente para que você entenda o conceito.

O que é um servidor de e-mail

Continuando com o exemplo acima, assim que o servidor DNS redireciona o email para meu servidor de e-mail, ele receberá a mensagem e a tratará conforme as regras que foram definidas pelo administrador.

Um servidor de e-mail basicamente é um serviço que recebe as mensagens enviadas para sua empresa e as direciona para um dos destinatários, além de também controlar a segurança para que ninguém leia a sua mensagem a não ser somente você.

Existem vários tipos de servidores ou serviços de e-mail. Abaixo vamos falar sobre cada um deles.

Tipos de servidores de e-mail

Existem basicamente 04 tipos de serviços ou servidores de e-mail no mercado. Abaixo faço uma análise sobre cada tipo.

Serviço de e-mail gratuito

Nessa categoria entram os serviços do Gmail, Hotmail e similares. São serviços gratuitos de e-mail que oferecem a possibilidade para que você possa ter o seu próprio endereço de e-mail.

Estes serviços são extremamente limitados e fazem dinheiro vendendo publicidade e seu histórico de navegação. Não vou entrar em mais detalhes agora, pois temos mais abaixo um tópico detalhado de por que você não deve usar um serviço de e-mail gratuito na sua empresa.

O que importa é que tenha em mente que esses são serviços exclusivos para uso doméstico e não empresarial.

Servidor de e-mail de provedores de hospedagem

Aqui já entram os serviços de e-mail oferecidos por provedores como Locaweb, Hostgator e tantas outras centenas de provedores de hospedagem compartilhada.

Embora essas empresas permitam que você tenha um e-mail com o nome da sua empresa, o serviço de e-mail que eles oferecem é muito limitado.

Abaixo destaco os problemas que este tipo de serviço de e-mail tem e por que não o considero uma boa solução para e-mail empresarial.

  1. Sem garantia de disponibilidade – Esses serviços não oferecem uma garantia em contrato da disponibilidade do e-mail. Se as suas mensagens de e-mail são importantes para sua empresa e você sempre precisa de acesso a elas, então não considere essa uma opção.
  2. Não é acessível de qualquer lugar – Vivemos um mundo conectado e queremos sempre nossos e-mails acessíveis de qualquer lugar. Esses serviços de e-mail oferecidos por empresas de hospedagem usam protocolos de comunicação antigos que não permitem que meus e-mails estejam sincronizados no computador, no webmail e no meu celular.
  3. Sem ferramentas de segurança – O máximo de segurança que este tipo de e-mail oferece é ter um antivírus verificando as mensagens antes de serem entregues aos destinatários. Não há controle de acessos, antispam, criptografia, DLP e tantos outros recursos necessários a um e-mail empresarial.
  4. Pouco espaço de armazenamento – Essas ferramentas costumam oferecer pouco espaço para que o usuário armazene as mensagens na nuvem. Algumas nem permitem esse tipo de armazenamento.
  5. Sem integração com o seu ambiente – Esses serviços não oferecem integração com o seu ambiente, de forma que seus usuários utilizem a mesma senha que usam para logar no computador.

Aqui cabe só uma observação. Esses provedores de hospedagem compartilhada costumam oferecer outras soluções de e-mail que ai sim se encaixam na opção abaixo. Essas opções costumam ser BEM mais caras que aqueles e-mails básicos que eles oferecem. Neste tópico em específico me refiro as opções de e-mail que eles oferecem em conjunto com a hospedagem compartilhada.

Servidor de e-mail hospedado na empresa ou hosted (Onpremise)

Esta é uma estratégia ainda usada por muitas empresas.

O grande benefício de hospedar o seu servidor de e-mail em seu próprio datacenter ou em datacenter de terceiros, é ter o controle total sobre toda a infraestrutura envolvida.

Primeiro grande problema será decidir qual servidor de e-mail usar. Existem algumas soluções Open Source como Zimbra e similares, mas até o governo já desistiu de usar.

Se quiser usar o Exchange instalado em um servidor local terá que arcar com os custos de licenciamento de software da Microsoft. Fora que se quiser alta disponibilidade, terá que pensar em mais de um servidor.

Não esqueça dos custos de atualização onde terá que gastar de tempos em tempos com renovação de licenças, garantias de hardware ou mesmo comprar novos equipamentos.

Também é importante levar em consideração outros custos como link, certificado digital, energia elétrica, refrigeração e etc. No final das contas, todo os custos somados podem inviabilizar a solução de e-mail hospedado no seu próprio datacenter para grande maioria das empresas.

Servidor de e-mail empresarial na nuvem

Esse é um movimento que cresceu muito nos últimos 02 anos. Várias empresas estão seguindo essa tendência.

Como exemplo de serviços de e-mails empresariais na nuvem temos: o Exchange Online dentro do Office 365 da Microsoft, o Gmail dentro do Gsuite da Google, entre alguns outros competidores menores.

Esses serviços de e-mails corporativos são uma evolução dos serviços de e-mail oferecidos pelos antigos provedores de hospedagem ou de e-mail “hosteado”.

Neste modelo, fabricantes como Microsoft ou Google, oferecem um serviço de e-mail com recursos infinitos em um ambiente elástico e altamente seguro, onde, de fato, você só paga pelo o que consumir.

O fornecedor de e-mail na nuvem cobra somente pelos usuários que estão consumindo recursos e ele passa a ficar responsável por toda a plataforma de e-mail, sendo você somente responsável pela configuração e criação dos usuários e regras de negócio.

Abaixo destaco os diferenciais deste modelo de contratação de e-mail corporativo:

  • Alta disponibilidade – Serviços como o Office 365 da Microsoft oferecem uma garantia de disponibilidade na casa dos 99,9%, o que garante que seu e-mail estará sempre disponível sem paradas.
  • Acesso de qualquer lugar– Você acessará o seu email de praticamente qualquer dispositivo de qualquer parte do mundo, sempre através de uma conexão segura e criptografada.
  • Recursos avançados de colaboração – Esses provedores de nuvem costumam oferecer muito mais que somente serviço de e-mail, oferecendo junto uma série de ferramentas de colaboração e produtividade que tornam seu time de trabalho muito mais produtivo.
  • Integração com a sua rede corporativa – Com esses serviços de e-mail na nuvem, é possível integrar seu ambiente de e-mail com a sua rede corporativa.

Outra grande vantagem deste modelo de contratação de serviços de e-mail empresarial, é poder ter os mesmos recursos que antes estavam disponíveis somente para grandes corporações pagando um valor baixo por usuário.

Por que uma empresa não deve usar e-mail gratuito?

Agora vou tocar na ferida com esta parte do artigo.

Me desculpe a sinceridade, mas se a sua empresa ainda não possui um domínio .com.br para chamar de seu, ela esta fadada ao fracasso.

O mundo se tornou digital. As pessoas só compram ou são influenciadas a comprar pelo conteúdo que leem na internet. Ter um site é o básico para os seus clientes acharem a sua empresa.

E se você já tem um site público, não importa se .com, .org ou qualquer outro sufixo, não faz sentido você continuar usando um e-mail @gmail.com correto?

Eu adoro listas porque elas simplificam o entendimento. Então aqui vai mais uma lista de motivos de por que não usar um e-mail gratuito na sua empresa.

  • Sem identidade – Qual a credibilidade que você passa quando envia um e-mail para um cliente ou um fornecedor com @gmail.com? Nenhuma! É muito barato ter um e-mail empresarial para chamar só de seu.
  • Sem gerência – Um e-mail gratuito não permite gerenciamento dos usuários. Se sua empresa tem mais de 03 usuários já é um convite para o caos. Imagine se um funcionário resolver pedir demissão sem avisar? Ele leva todos os e-mails com ele. Se bobear até os clientes.
  • Você está sendo espionado – Já reparou que esses serviços de e-mail gratuitos acertam bastante nos anúncios que oferecem no topo ou na lateral do Webmail? Sabe por quê? Porque eles estão te espionando! Lendo as suas mensagens em cada e-mail! Sabendo disso você vai continuar deixando eles lerem as mensagens da sua empresa?
  • Sem garantias – Sim, é difícil esses e-mails ficarem fora do ar. Mas se derem problemas, e um dia darão, você não tem para quem reclamar! A sua empresa pode ficar a mercê disso?

Talvez a sua empresa esteja começando. Talvez esteja passando por uma crise e tenha pouco dinheiro. Mas uma coisa eu tenho certeza, é melhor usar um e-mail  de provedor de hospedagem antigo e com poucos recursos do que usar um e-mail gratuito.

Assim, quando sua empresa crescer ou se recuperar, você poderá migrar para uma solução de e-mail empresarial.

Leia também: Uma alternativa ao Gmail para empresas

Como criar um e-mail corporativo

Depois de explicado os tipos de serviços/servidores de e-mail que existem e de ter entendido que uma empresa não deve usar um serviço de e-mail gratuito, é chegada a hora de tomar a decisão e escolher o seu próximo serviço de e-mail empresarial.

Antes de implantar um e-mail para sua empresa, você deve avaliar os seguintes pontos:

  1. Já utiliza algum serviço de e-mail empresarial com o seu dominio?
  2. Vai criar o serviço de e-mail do zero ou vai migrar os dados do serviço de e-mails antigo?
  3. Quantos usuários (e não quantas caixas de e-mail) vai usar no novo serviço de e-mail?
  4. Qual o tamanho médio atual das caixas postais (em GB)?
  5. Qual o tamanho da maior caixa postal (em GB)?
  6. Qual a capacidade de upload do seu link?
  7. Qual o tamanho da sua equipe de TI?
  8. Possui gente capacitada para operar o novo serviço de e-mail?
  9. Não faz mais sentido terceirizar?
  10. Qual o custo por mailbox do serviço de e-mail que pretende contratar?
  11. Precisa de algum outro serviço além de e-mail, como suíte de produtividade (ex.: Office), chat corporativo e outras ferramentas periféricas?

É importante fazer uma análise de TCO (Custo total de propriedade) da solução e-mail que está pensando contratar, levando sempre em consideração a rotatividade da equipe, considerando o médio ou longo prazo. Eu gosto de fazer essa análise no mínimo para 06 anos.

Depois de ter pensado em todas as questões, é hora de escolher o seu próximo fornecedor de e-mail corporativo.

Tenha em mente que o fornecedor de e-mail escolhido deve ter as características abaixo.

Vou dividi-las em características essenciais, ou seja, que devem ser obrigatórias e que não as atendendo o fornecedor não poderá ser contratado, e características desejáveis, que dão um peso a mais para a contratação do fornecedor.

Características essenciais

  • Oferecer a possibilidade de usar o domínio público da sua empresa;
  • O Webmail deve usar uma conexão SSL para comunicação entre o seu computador e o servidor;
  • Permitir o sincronismo das mensagens entre vários dispositivos com atualizações simultâneas;
  • Ter o armazenamento das mensagens, agendas e contatos todos na nuvem;
  • Ter um bom espaço para armazenamento de mensagens para cada um dos usuários;
  • Ter um SLA (Garantia de disponibilidade) definido em contrato com punições financeiras caso não cumpra;
  • Ter um canal prático e rápido para suporte técnico;
  • Ter ferramentas de controle e prevenção de de malware e spam e que sejam efetivas.

Características desejáveis

  • Ter ferramentas adicionais de produtividade ou se integrar a ferramentas de produtividade de terceiros;
  • Ter ferramentas de segurança avançadas e de compliance;
  • Ter a possibilidade de arquivo morto na nuvem com armazenamento ilimitado;
  • Permitir a integração com o serviço de logon na rede corporativa de computadores, permitindo que os usuários usem a mesma senha de logon na rede para logar no e-mail;
  • Ter ferramentas de backup ou permitir que ferramentas de terceiros se integrem e possam fazer um backup offline das mensagens e documentos.

Conclusão

Vimos o como é importante para uma empresa ter um e-mail usando o seu próprio domínio público e como um e-mail gratuito pode ser prejudicial.

Ter um e-mail empresarial não é algo somente para grandes corporações e nem é tão caro assim. Ter um e-mail profissional está ao alcançe de todos, desde um Micro Empresário Individual até empresas de médio porte, todos devem usar um email profissional.