gmail para empresas

Uma alternativa mais barata ao Gmail para empresas

Eduardo Passos Cloud 0 Comments

O e-mail ainda é uma das principais formas de comunicação usada pelas empresas. Nós usamos o e-mail para se comunicar com nossos colegas de trabalho, nossos clientes e fornecedores. Diante disso, as empresas precisam ter uma solução de e-mail corporativa que consiga atender as suas necessidades e muitas optam por contratar o Gmail para empresas.

Será o Gmail a melhor alternativa para as empresas?

Existe uma opção tão boa quanto, porém mais barata?

É isso que responderemos neste artigo!

O que você verá neste artigo?

O que é o Gmail para empresas?

Com certeza você conhece o Gmail, que é a solução de e-mail na nuvem da Google.

Ele foi lançado por volta de 2004 e revolucionou o mercado de e-mails de graça, oferecendo uma interface mais simples e mais rápida que os concorrentes na época.

Alguns anos depois, especificamente em 2006, a Google criou a versão do Gmail específica para as empresas. O Google Apps.

O Google Apps era uma suíte de produtos de software na nuvem para produtividade e colaboração. Pagando um valor fixo por usuário por mês você tem acesso aos seguintes recursos:

  • Gmail: Dispensa apresentações. É a solução de e-mail corporativo na nuvem do Google.
  • Google Drive: Solução de armazenamento na nuvem para documentos.
  • Google Docs: Uma ferramenta similar a suite Office da Microsoft, porém somente acessível via navegador.
  • Hangouts: Ferramenta para videochamadas.
  • Sites: Ferramenta para criação de intranets.

Recentemente a Google mudou o nome da ferramenta para Google Apps for Work.

O custo do Gmail para empresas

Existem somente 02 planos possíveis de serem contratados do Google Apps for Work.

O primeiro plano custa US$ 5,00 por usuário por mês e, segundo o site do Google, oferece:

  • Endereços de e-mail empresariais (nome@suaempresa.com)
  • Chamadas de voz e vídeo
  • Agendas on-line integradas
  • 30 GB de armazenamento on-line para a sincronização e o compartilhamento de arquivos
  • Documentos de texto, planilhas e apresentações on-line
  • Sites de projeto fáceis de criar
  • Controles de segurança e de administração
  • Suporte por telefone e e-mail 24 horas por dia, sete dias por semana

O segundo plano custa US$ 10,00 por usuário por mês e oferece tudo que o plano anterior mais:

  • Armazenamento ilimitado (ou 1 TB por usuário no caso de menos de cinco usuários)
  • Controles administrativos avançados para o Google Drive
  • Dados de auditoria e relatórios referentes ao conteúdo e ao compartilhamento no Google Drive
  • Google Apps Vault para descoberta eletrônica, abrangendo e-mails, bate-papos, documentos e arquivos
  • Pesquise e exporte com facilidade para diferentes formatos
  • Arquive todos os e-mails enviados por sua empresa
  • Definina políticas de retenção de dados
  • Imponha guardas de documentos em Caixas de entrada

Por que usar um serviço como o Google Apps for Work

Por que usar um serviço como o Gmail para empresas, e não um serviço de e-mail como o oferecido pelas empresas de hospedagem?

A resposta é Produtividade!

Os serviços de e-mails tradicionais oferecidos por provedores de hospedagem como Locaweb, Hostgator e tantos outros, se limitam somente a entregar um serviço de envio e recebimento de e-mail muito simples, baseado em protocolos antigos como POP ou IMAP.

Quais os problemas de serviços de e-mail baseados em POP e IMAP? Muitos!

  1. Não possui acesso de qualquer lugar ao seu email: você fica limitado a acessar o e-mail somente do computador do seu escritório.
  2. Não há a possibilidade de compartilhamento de agenda: imagine que você tenha que gerenciar uma equipe de vendedores externos. Seria muito bom poder saber da agenda de cada um dentro do seu cliente de e-mail não acha?
  3. Editar documentos anexados dentro do cliente de e-mail: Sabe aquela tabela do Excel que seu colega te enviou e você precisa só corrigir alguns detalhes e reenviar? Com esses serviços de e-mail você precisa salvar a planilha no seu computador, editar, salvar de novo e mandar em um novo e-mail. Pouco produtivo não acha?
  4. Baixo controle de segurança: Esses serviços de e-mail oferecidos por provedores comuns tem ferramentas de segurança muito simples e que não conseguem mais atender as demandas do mercado corporativo atual. Como você vai conseguir controlar se está ocorrendo vazamento de informações sensíveis da sua empresa? Como você controla a retenção de e-mails? Você consegue ter visibilidade das ameaças?
  5. Desempenho: Como falei antes, o e-mail ainda é uma ferramenta de comunicação muito importante. Quanto tempo a sua empresa consegue ficar sem e-mail? Qual o custa da  falta de produtividade de seus funcionários? Um e-mail gratuito ou da maioria dos provedores do mercado, não oferece a garantia de disponibilidade (SLA) que a sua empresa precisa.

O mercado de hoje é muito competitivo e as empresas precisam tornar as suas equipes de trabalho cada vez mais eficientes. Para isso, é fundamental que os seus funcionários tenham a seu dispor ferramentas que agilizem e facilitem o trabalho em equipe.

Por isso que muitas empresas escolhem ferramentas que são muito mais que e-mail. Como o Google Apps for Work ou o Office 365 for Business da Microsoft.

Existe uma opção mais barata que o Gmail para empresas?

Vamos considerar o plano mais vendido do Google Apps for Work que é o de US$ 5,00.

Como já falamos antes, ele vem com:

  • Endereços de e-mail empresariais (nome@suaempresa.com)
  • Chamadas de voz e vídeo
  • Agendas on-line integradas
  • 30 GB de armazenamento on-line para a sincronização e o compartilhamento de arquivos
  • Documentos de texto, planilhas e apresentações on-line
  • Sites de projeto fáceis de criar
  • Controles de segurança e de administração
  • Suporte por telefone e e-mail 24 horas por dia, sete dias por semana

Vamos nos prender a linha das especificações que destaco abaixo:

  • Documentos de texto, planilhas e apresentações on-line

Qual a ferramenta mais usada no mercado para edição de documentos de texto, planilhas e apresentações? O Office!

Então a Google está vendendo o Office também? Obvio que não.

O que eles entregam junto com o Google Apps for Work, é a possibilidade de visualizar e editar documentos usando o navegador do seu computador.

Planilha aberta no Gmail para empresas

Veja como fica uma planilha aberta no Google Apps.

Só que isso não resolve o problema de muitas empresas. Para muitas pessoas, ainda é extremamente necessário ter o Office instalado na máquina.

Se você é uma dessas pessoas então o Google pode sair muito caro para sua empresa. Vamos aos fatos.

Google Apps versus Office 365: Qual é o mais barato?

A Microsoft tem um plano do Office 365 similar ao plano mais barato do Google Apps for Work. Ele se chama Office 365 Business Essentials.

O custo do Office 365 Business Essentials anunciado no site da Microsoft é o mesmo US$ 5,00 que a Google cobra pelo seu plano.

O que vem no Office 365 Business Essentials?

  • Email na nuvem com seudominio@.com.br;
  • 50GB de espaço para suas mensagens de email;
  • Armazenamento de documentos na nuvem com até 01TB de espaço no OneDrive for Business;
  • Sites de Intranet corporativa com o Sharepoint Online;
  • Rede social corporativa com o Yammer;
  • Chat e videoconferencia com o Skype for Business Online;
  • Office Online.
Excel Online no Office 365

Veja um exemplo de uma planilha aberta no Excel Online do Office 365 Business Essentials.

Além do plano Business Essentials, o Office 365 possui um outro plano que seria semelhante ao plano de US$ 10,00 do Gmail para empresas. É o plano Business Premium.

Este plano tem basicamente tudo que o Business Essentials tem mais a possibilidade de instalar o Office 2016 na sua máquina.

Considerando que a sua empresa precise do Office instalado na sua máquina, qual opção sai mais barata? Pagar o Gmail para empresas e comprar o Office por fora ou contratar o Office 365 Business Premium?

Para fazer essa conta vamos considerar os seguintes valores para cada produto:

  • Google Apps for Work: US$ 5,00 por usuário/mês
  • Office Business (Equivalente ao Office Standard): US$ 8,25 por usuário/mês
  • Office Business Premium: US$ 12,50 por usuário/mês

Esses valores são públicos nos sites dos respectivos fabricantes e não incluem os impostos do Brasil.

Agora vamos colocar isso em uma planilha e ver o que sai mais barato.

Gmail para empresas + Office Business Office Business Premium
 US$ 13,25  US$ 12,50

Para as empresas que precisam de todos os recursos que estão presentes no Google Apps for Work, mas também precisam de Office instalado nas máquinas, sai mais barato comprar o Office Business Premium.

A economia gerada é de um pouco mais de 5%. Pode parecer pouco, mas imagine isso multiplicado pela quantidade de usuários que a sua empresa possui considerando ainda o custo no ano todo?

É possível misturar planos?

Ok, você já viu que para usuários que precisam do Office é mais barato comprar o Office Business Premium do que pagar pelo Gmail para empresas mais o Office. Mas e empresas que tem cenários mistos, ou seja, alguns funcionários conseguem usar tranquilamente o Office Online enquanto outros precisam do Office instalado na máquina?

Simples, basta mesclar os planos.

Com o Office 365 você pode ter alguns usuários com o plano Essentials e os outros com o plano Premium. Assim você consegue diminuir ainda mais os seus gastos.

Solicite aqui o seu teste do Office 365 de graça