Advogados e profissionais da área jurídica tem necessidades específicas e precisam de ferramentas que estejam alinhadas com essas necessidades. Neste artigo destaco os 05 principais recursos do Office 365 para escritórios de advocacia, que vão de encontro com as necessidades destes profissionais.
1. Segurança e Compliance no Office 365 para escritórios de advocacia
É inegável que a computação na nuvem está ajudando muito as empresas a aumentarem a produtividade de suas equipes e reduzir custos. Mas para empresas jurídicas é fundamental que o fornecedor de nuvem tenha comprometimento com segurança e compliance.
A Microsoft leva muito a sério este assunto e por isso segue padrões rígidos de segurança em seus datacenters. O Office 365 atende uma série de padrões de segurança, como por exemplo: ISO/IEC 27018, que proíbe o uso de informações pessoais para fins de publicidade, ISO 27001 que é a norma padrão para gestão da segurança da informação, cláusulas Modelo da UE, HIPAA e Federal Information Security Management Act.
Além de todos esses padrões de segurança, a Microsoft disponibilizou uma série de recursos corporativos no Office 365 para que as empresas possas atender aos mais altos padrões de conformidade. Veja abaixo:
- Proteção de informações confidenciais com RMS que protege com criptografia documentos sensíveis da empresa
- Prevenção contra vazamento de informações sigilosas com DLP
- Processos de descoberta eletrônica de informações para litígio e investigação civil
- Gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos da empresa
- Políticas de gerenciamento de informações
- Regras de transporte de email evitando o envio de informações de confidenciais ou conteúdo improprio
- Logs de auditoria
O material completo sobre conformidade no Office 365 para escritórios de advocacia você encontra aqui.
2. Mobilidade
É comum que os advogados estejam mais tempo fora do escritório do que dentro. Por isso é importante que eles continuem tendo acesso a seu e-mail corporativo, documentos e todos os recursos corporativos que teriam acesso se estivessem no escritório.
Através do Office 365, eles conseguem acessar seus documentos armazenados no Sharepoint Online ou no OneDrive, ter acesso a seus e-mails, conversar com seus colegas de trabalho e parceiros através do Skype for Business, além de acesso a outras ferramentas de praticamente qualquer lugar.
3. Colaboração
É muito comum na área jurídica, que vários profissionais tenham que trabalhar em um mesmo documento ao mesmo tempo. Em um mesmo processo podemos ter mais de um advogado envolvido. Como controlar as várias versões de um mesmo documento que vão sendo criadas ao longo do tempo? Como saber o que exatamente cada um escreveu no documento ?
Usando o Sharepoint Online é possível que vários funcionários trabalhem sobre o mesmo documento e que cada um veja exatamente o que o outro está fazendo. Além disso, é possível usar também o Skype for Business para criar salas de reunião virtuais para que seus funcionários possam discutir projetos sem precisar viajar ou se deslocar entre escritórios.
4. Gerenciamento eletrônico de documentos
Escritórios de advocacia geram milhares de documentos todos os dias. E a grande maioria dos documentos são eletrônicos, por isso é muito importante que tenham em mente a importância de ter uma ferramenta de gerenciamento desses documentos.
É fundamental que esta ferramenta tenha as seguintes características:
- Armazenamento seguro dos documentos em um ambiente criptografado de alta disponibilidade e com SLA garantido em contrato;
- Gerenciamento de políticas de acesso de acordo com grupos de usuários ou organograma da corporação;
- Facilidade de acesso aos documentos em qualquer lugar ou dispositivo;
- Possibilidade de criação de fluxos de trabalho personalizados;
- Controle de versão de documento;
Tudo isso o Sharepoint Online entrega através do Office 365.
5. Gestão do relacionamento com clientes
Um escritório de advocacia é como qualquer outra empresa, e por isso precisa gerenciar bem o relacionamento com os seus clientes. É fundamental que você saiba quais referências estão trazendo mais leads(possíveis clientes) para seu escritório.
Você consiga tem que ter total controle sobre como seus funcionários se relacionam com seus clientes, quais clientes geram mais rentabilidade, o status de novos clientes e uma série de outras ações, para que você possa medir como esta o seu processo de captação de novos clientes.
Para gestão de clientes recomendamos o Dynamics Online, que é o CRM da Microsoft, e integra com o Office 365.
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