Primeiro, o que chamamos de e-mail corporativo, nada mais é do que ter um serviço de e-mail empresarial, usando um domínio com o nome da sua empresa, ao invés de utilizar sistemas gratuitos como, por exemplo, Hotmail ou Gmail.
Por tanto, quando sua empresa tem um e-mail empresarial, seus endereços de e-mail vão ser parecidos com esse -> joao@NomedaSuaEmpresa.com.br.
Com toda a certeza, é muito mais profissional, e passa muito mais credibilidade para seus clientes e parceiros, utilizar um e-mail com o nome da sua empresa do que algo como @gmail.com ou @outlook.com, concorda?
Neste artigo, explicarei TUDO sobre o e-mail corporativo, para que assim, você tenha condições de avaliar qual a melhor solução para sua empresa.
Continue a leitura e vire um expert no assunto.
Índice dos principais tópicos desse artigo
Este artigo está dividido em tópicos, assim, você pode usar o índice abaixo para ir direto a um assunto específico.
- O que é E-mail Corporativo
- Como ter um e-mail com nome da empresa
- O que é um servidor DNS
- O que é um servidor de e-mail
- Tipos de servidores de e-mail
- Serviço de e-mail gratuito
- Sobre o serviço de e-mail oferecido por provedores de hospedagem
- Sobre ter o servidor de e-mail hospedado na empresa (Onpremise)
- Servidor de e-mail empresarial na nuvem
- Por que uma empresa não deve usar e-mail gratuito?
- Como criar um e-mail corporativo
O que é um serviço de E-mail Corporativo ou E-mail Empresarial?
O termo e-mail, significa eletronic mail, ou, em português, correio eletrônico, e foi inventado em 1971 por Ray Tomlinson. Se quiser saber mais sobre a história do e-mail aqui.
O termo E-mail Corporativo, é usado para definir serviços de e-mail, com a finalidade de atender necessidades específicas das empresas.
Algumas dessas necessidades são:
- Poder usar o domínio da empresa no endereço de e-mail dos funcionários. Algo como joao@nomedasuaempresa.com.br, assim como já exemplificado acima.
- Ter o controle sobre quem pode enviar ou receber e-mails em nome da empresa.
- Controlar as informações da empresa de forma centralizada.
- Poder ter backups das mensagens trocadas.
- Poder compartilhar informações entre os usuários, como compartilhamento de agendas e contatos, por exemplo.
Quando se usa um bom sistema de e-mail corporativo, você tem o controle de tudo que seus colaboradores enviam ou recebem, evitando assim distrações com mensagens que não são pertinentes ao trabalho.
Ao passo que, em sistemas de email gratuitos como os oferecidos por Gmail, Hotmail, e similares, você não tem nenhum controle.
Ao mesmo tempo, temos a questão da LGPD que se tornou um assunto relevante nos últimos meses. Esses sistemas gratuitos de email não oferecem as ferramentas de apoio necessárias para atender as exigências da lei.
Logo depois, veremos as diferenças entre um sistema de e-mail corporativo e um gratuito, e por que sua empresa não deve usar um sistema gratuito de e-mails.
O que precisa para ter um email empresarial com nome da sua empresa?
Para um sistema de e-mail funcionar, é preciso basicamente duas coisas: primeiramente, um servidor de e-mail, além de um servidor DNS.
Esses serviços podem ser contratados de provedores, ou mesmo hospedados na sua empresa.
O que é servidor DNS
Um servidor DNS, é o serviço responsável por localizar o endereço do servidor do seu site, quando alguém digita o seu domínio, por exemplo:
Quando alguém digita www.infob.com.br no navegador, seu computador envia uma requisição para o nosso servidor DNS, com o propósito de, identificar o número IP do servidor do nosso site.
Então, nosso servidor responde a requisição informando o endereço IP para que o seu computador que, em seguida, acessa o IP do nosso servidor para ler nosso site.
Da mesma forma, se você mandar um e-mail para comercial@infob.com.br, o nosso servidor DNS vai redirecionar a requisição para nosso servidor de e-mail, que então irá tratar a mensagem e enviar a quem cuida dessa caixa postal.
Essa é uma explicação bem simplória do que é um servidor DNS, mas é o suficiente para que você entenda o conceito.
O que é um servidor de e-mail
Continuando com o exemplo acima, assim que o servidor DNS redireciona o email para meu servidor de e-mail, ele receberá a mensagem e a tratará conforme as regras que foram definidas pelo administrador.
Em síntese, um servidor de e-mail é um serviço que recebe as mensagens de email enviadas para sua empresa, e as direciona para cada um dos destinatários indicados nas mensagens.
Um servidor não só trata o processamento do envio e recebimento de mensagens, como também gerencia a agenda de compromisso dos usuários, as tarefas, os contatos, além de alguns outros recursos.
Existem vários tipos de servidores ou serviços de e-mail no mercado, por isso vamos falar sobre cada um deles, ou, pelo menos, sobre os principais, abaixo.
Tipos de servidores de e-mail
Em resumo, existem 04 tipos de serviços ou servidores de e-mail no mercado.
Vejamos uma análise sobre cada um deles, em seguida.
Serviço de e-mail gratuito
Nessa categoria, entram os serviços do Gmail, Hotmail e similares.
São serviços gratuitos de e-mail, que oferecem a possibilidade para que você possa ter o seu próprio endereço de e-mail.
Estes serviços são extremamente limitados e fazem dinheiro vendendo publicidade e seu histórico de navegação.
Não vou entrar em mais detalhes agora, pois temos mais abaixo, um tópico detalhado de por que você não deve usar um serviço de e-mail gratuito na sua empresa.
O que importa, é que tenha em mente que esses são serviços exclusivos para uso doméstico e não empresarial.
Email oferecido por provedores de hospedagem.
Nesta categoria estão os serviços de e-mail oferecidos por provedores como Locaweb, Hostgator e tantas outras centenas de provedores de hospedagem compartilhada, que costumam ser baratas, portanto, acabam sendo a opção escolhida por muitas empresas.
Embora essas empresas permitam que você tenha um e-mail com o nome da sua empresa, o serviço de e-mail que eles oferecem é muito limitado.
Diante disso, destaco abaixo os problemas que este tipo de serviço de e-mail tem e porque não o considero uma boa solução para usar como email empresarial.
- Sem garantia de disponibilidade – Esses serviços não oferecem uma garantia em contrato da disponibilidade do e-mail. Se as suas mensagens de e-mail são importantes para sua empresa e você sempre precisa de acesso a elas, então não considere essa uma opção.
- Não é acessível de qualquer lugar – Os serviços de e-mail oferecidos por essas empresas, usam protocolos de comunicação antigos, por consequência, não permitem que meus e-mails estejam sincronizados no computador, no webmail e no meu celular, ao mesmo tempo.
- Sem ferramentas de segurança – O máximo de segurança que este tipo de e-mail oferece é ter um antivírus, verificando as mensagens antes que sejam serem entregues aos destinatários. Não há controle de acessos, antispam, criptografia, DLP e tantos outros recursos necessários a um e-mail empresarial, principalmente para ajudar a empresa com os requisitos da LGPD ou GPDR.
- Pouco espaço de armazenamento – Essas ferramentas costumam oferecer pouco espaço para que o usuário armazene as mensagens na nuvem. Algumas nem permitem esse tipo de armazenamento.
- Sem integração com o seu ambiente –Não oferecem integração com o seu ambiente, pois não integram com o Active Directory, permitindo que seus usuários utilizem a mesma senha que usam para logar no computador.
Aqui cabe só uma observação.
Esses provedores de hospedagem compartilhada, costumam oferecer outras soluções de e-mail, que se encaixam na categoria de email corporativo.
Entretanto, Essas opções costumam ser BEM mais caras do que os planos de e-mails básicos que eles oferecem.
Servidor de e-mail hospedado na empresa ou hosted (Onpremise)
Esta é uma estratégia ainda usada por muitas empresas, mas que tem caído em desuso.
As empresas que adotam esse modelo, geralmente alegam, que escolheram essa opção para ter mais controle de toda a infraestrura de email.
Primeiramente, o problema será decidir qual servidor de e-mail usar. Existem algumas soluções Open Source, como Zimbra, que é uma solução robusta e reconhecida pelo mercado.
Além disso, temos também o Exchange da Microsoft. Contudo, se quiser usar o Exchange instalado em um servidor local, terá que arcar com os custos de licenciamento de software da Microsoft.
Contudo, se quiser alta disponibilidade do seu email, terá que pensar em uma estrutura com mais de um servidor, gastando mais com licenças, mão de obra e estrutura, como um todo.
Da mesma forma, é importante levar em consideração outros custos indiretos, como link de internet, certificado digital, energia elétrica, refrigeração e etc.
Diante disso, todo esses custos somados, podem acabar inviabilizando a solução de e-mail hospedado no seu próprio datacenter para grande maioria das empresas.
Servidor de email empresarial na nuvem
Esse é um movimento que cresceu muito nos últimos anos, com várias empresas migrando para esse modelo, com o intuito de otimizar as suas operações.
Como exemplo de serviço de email empresarial na nuvem temos: o Exchange Online, dentro do Microsoft 365, além do Gsuite da Google, só para ilustrar.
Esses serviços de e-mails corporativos, são uma evolução dos serviços de e-mail oferecidos pelos antigos provedores de hospedagem ou de e-mail “hosteado”.
Leia também: 07 razões para usar e-mail na nuvem na sua empresa
Neste modelo, fabricantes como Microsoft ou Google, oferecem um serviço de email empresarial, com recursos infinitos, em um ambiente elástico e altamente seguro, onde, de fato, você só paga pelo o que consumir.
O fornecedor de e-mail na nuvem cobra somente pelos usuários que estão, de fato, consumindo os recursos contratados.
Em contrapartida, ele passa a ficar responsável por toda a infraestrutura de e-mail, sendo você somente responsável pela configuração e criação dos usuários e regras de negócio.
04 Diferenciais oferecidos por um serviço de email na nuvem
Abaixo destaco os diferenciais deste modelo de contratação de e-mail corporativo, assim como os principais benefícios de soluções:
- Alta disponibilidade – Serviços, como o Office 365 da Microsoft, oferecem uma garantia de disponibilidade na casa dos 99,9%, o que garante que seu e-mail estará sempre disponível sem paradas.
- Acesso de qualquer lugar– Você acessará o seu email de praticamente qualquer dispositivo, de qualquer parte do mundo, sempre através de uma conexão segura e criptografada.
- Recursos avançados de colaboração – Esses provedores de nuvem costumam oferecer muito mais que somente serviço de e-mail, oferecendo junto uma série de ferramentas de colaboração e produtividade que tornam seu time de trabalho muito mais produtivo.
- Integração com a sua rede corporativa – Com esses serviços de e-mail na nuvem, é possível integrar seu ambiente de e-mail com a sua rede corporativa.
Outra grande vantagem deste modelo de contratação de serviços de e-mail empresarial é, não só poder ter os mesmos recursos que antes estavam disponíveis somente para grandes corporações, mas também pagando um valor baixo por usuário.
Leia também: Email marketing de graça, como ter um na sua empresa?
Por que uma empresa não deve usar um serviço de e-mail gratuito?
Agora vou tocar na ferida com esta parte do artigo.
Me desculpe a sinceridade, mas se a sua empresa ainda não possui um domínio .com.br para chamar de seu, ela esta fadada ao fracasso.
O mundo se tornou digital.
As pessoas só compram ou são influenciadas a comprar, pelo conteúdo que leem na internet.
Diante disso, ter um site é o básico para os seus clientes acharem a sua empresa.
E se você já tem um site público, não importa se .com, .org ou qualquer outro sufixo, não faz sentido você continuar usando um e-mail @gmail.com correto?
04 motivos para não usar um e-mail gratuito
Eu adoro listas porque elas simplificam o entendimento.
Então, aqui vai mais uma lista de motivos de por que não usar um e-mail gratuito na sua empresa.
- Sem identidade – Qual a credibilidade que você passa quando envia um e-mail para um cliente ou um fornecedor com @gmail.com? Nenhuma! É muito barato ter um e-mail empresarial para chamar só de seu.
- Sem gerência – Um e-mail gratuito não permite gerenciamento dos usuários. Se sua empresa tem mais de 03 usuários já é um convite para o caos. Imagine se um funcionário resolver pedir demissão sem avisar? Ele leva todos os e-mails com ele. Se bobear até os clientes.
- Você está sendo espionado – Já reparou que esses serviços de e-mail gratuitos acertam bastante nos anúncios que oferecem no topo ou na lateral do Webmail? Sabe por quê? Porque eles estão te espionando! Lendo as suas mensagens em cada e-mail! Sabendo disso você vai continuar deixando eles lerem as mensagens da sua empresa?
- Sem garantias – Sim, é difícil esses e-mails ficarem fora do ar. Mas se derem problemas, e um dia darão, você não tem para quem reclamar! A sua empresa pode ficar a mercê disso?
Talvez a sua empresa esteja começando.
Talvez esteja passando por uma crise e tenha pouco dinheiro.
Mas, uma coisa eu tenho certeza, é melhor usar um e-mail de provedor de hospedagem antigo e com poucos recursos, do que usar um e-mail gratuito.
Assim, quando sua empresa crescer ou se recuperar, você poderá migrar para uma solução de e-mail empresarial.
Leia também: Uma alternativa ao Gmail para empresas
Como criar um e-mail corporativo
Depois de explicado os tipos de serviços/servidores de e-mail que existem, e de ter entendido que uma empresa não deve usar um serviço de e-mail gratuito, é chegada a hora de tomar a decisão e escolher o seu próximo serviço de e-mail empresarial.
Antes de implantar um serviço de email empresarial, você deve avaliar os seguintes pontos:
- Já utiliza algum serviço de email empresarial com o seu dominio?
- Vai criar o serviço de e-mail do zero ou vai migrar os dados do serviço de e-mails antigo?
- Quantos usuários (e não quantas caixas de e-mail) vai usar no novo serviço de e-mail?
- Tamanho médio atual das caixas postais (em GB).
- Tamanho da maior caixa postal (em GB).
- Capacidade de upload do seu link.
- O conhecimento da sua equipe de TI na nova ferramenta.
- Possui gente capacitada para operar o novo serviço de e-mail?
- Não faz mais sentido terceirizar?
- Qual o custo por mailbox do serviço de e-mail que pretende contratar?
- Precisa de algum outro serviço além de e-mail, como suíte de produtividade (ex.: Office), chat corporativo e outras ferramentas periféricas?
Leia mais: Migração para o Exchange Online
Faça uma análise do Custo Total de Propriedade
É importante fazer uma análise de TCO (Custo total de propriedade) da solução e-mail que está pensando contratar, levando sempre em consideração a rotatividade da equipe, considerando o médio ou longo prazo.
Eu gosto de fazer essa análise, no mínimo, para 06 anos.
Depois de ter pensado em todas essas questões, agora é hora de escolher o seu próximo fornecedor de e-mail corporativo.
Tenha em mente que o fornecedor escolhido para seu serviço de email empresarial, deve ter as características abaixo:
Vou dividi-las em duas categorias, a saber:
- Características essenciais, ou seja, que devem ser obrigatórias.
- Características desejáveis, que dão um peso a mais para a contratação do fornecedor.
Caso o fornecedor não atenda, pelo menos, os requisitos essenciais, recomendo que o desconsidere.
Características essenciais que um provedor de email empresarial deve ter:
- Oferecer a possibilidade de usar o domínio público da sua empresa;
- O Webmail deve usar uma conexão SSL para comunicação entre o seu computador e o servidor;
- Permitir o sincronismo das mensagens entre vários dispositivos com atualizações simultâneas;
- Armazenar as mensagens, contatos e agenda na nuvem;
- Possuir bom espaço para armazenamento de mensagens para cada um dos usuários;
- Incluir no contrato o nível de SLA do serviço (Garantia de disponibilidade) definido as punições financeiras caso não cumpra o SLA;
- Ter um canal prático e rápido para suporte técnico;
- Ter ferramentas de controle e prevenção de de malware e spam e que sejam efetivas.
Características desejáveis que um provedor de email empresarial deve ter:
- Dispor de ferramentas adicionais de produtividade ou se integrar a ferramentas de produtividade de terceiros;
- Entregar ferramentas de segurança avançadas e de compliance;
- Oferecer a opção de uso de arquivo morto na nuvem com armazenamento ilimitado;
- Permitir a integração com o serviço de logon na rede corporativa de computadores, permitindo que os usuários usem a mesma senha de logon na rede para logar no e-mail;
- Ter ferramentas de backup ou permitir que ferramentas de terceiros se integrem e possam fazer um backup offline das mensagens e documentos.
Conclusão
Vimos o como é importante para uma empresa, ter um e-mail usando o seu próprio domínio público e como um e-mail gratuito pode ser prejudicial.
Ter um email empresarial não é algo somente para grandes corporações e nem é tão caro assim.
Migrar a sua solução de email para uma solução de email empresarial, está ao alcance de todos, desde um Micro Empresário Individual até empresas de médio porte, todos devem usar um serviço de email corporativo.
