O Exchange Online é parte do Office 365 e as empresas estão migrando para ele em massa. As justificativas para isso em termos de recursos são óbvias. Por um custo baixo por mês, pequenas e médias empresas podem usufruir dos seguintes recursos:
- Exchange Online
- SharePoint Online
- OneDrive
- Skype for Business
- Exchange Online Protection
- Office 2016 (Word, Excel, Outlook, Access)
- Delve
- Sway
- SLA de 99,9% com garantia financeira
- Fim da preocupação com backups
- Sem se preocupar com upgrades de servidor
- Tudo isso acessível de qualquer lugar
Mesmo com tudo isso em mãos, muitas empresas ainda optam por contratar um serviço de email empresarial instalado em seu próprio servidor local.
Como comparar então os custos do Exchange Online vs Exchange On-premises (No local) ?
A comparação que farei neste artigo do Exchange na nuvem do Office 365 vs Exchange instalado local, é focada em empresas menores e por isso irei considerar um ambiente fictício para 100 usuários e confrontar os diferentes custos do uso do Exchange do Office 365 versus o Exchange On-premises.
Para ambos os cenários, vamos assumir que essa empresa precisa dos seguintes recursos:
- O email é uma ferramenta de trabalho fundamental para a empresa e por isso não pode parar. É fundamental que a ferramenta de email corporativo contratada tenha uma plano de disaster recovery e garanta alta disponibilidade do ambiente;
- Precisa utilizar alguma solução de Antispam/Antimalware;
- Toda a empresa está em um único local (sem filiais);
- Vai permitir que seus funcionários trabalhem remoto;
- Tem uma política de atualizar hardware e software em 05 anos;
- Já possuem o Office 2016 ( Ou qualquer versão do Office que não precise de atualização para os próximos 05 anos );
- 10GB de espaço para cada mailboxes são suficientes para seus usuários;
- Vamos considerar uma média de 100 mensagens por dia com uma média de 75KB de tamanho;
- Para o servidor, iremos considerar o DL380 da HP;
- Instalaremos o Azure AD Connect em um dos servidores de domínio;
- Consideraremos o custo de 01 profissional de TI para suportar ambos os ambientes (Cloud e On-premises).
Vamos ao embate do Exchange Online vs Exchange On-premises
Vamos primeiro olhar o que precisamos para cada um dos cenários e depois vamos aos cálculos.
Exchange na nuvem
Vamos nos basear no Exchange Online Plano 01 para o cenário de e-mail na nuvem, que custa por volta de R$ 15,00* por usuário/mês. Ele tem possibilidade de escalar linearmente e não tem nenhuma limitação quanto ao número de usuários.
Conectividade de internet para o Exchange Online
Usando a Calculadora de rede de largura de banda Exchange Client, vemos que, utilizando os pressupostos acima, o requerimento mínimo de banda de internet é de 0.82 Mbps.
Migração
É importante se considerar os custos de migração de seu e-mail atual para o Exchange na nuvem. Existem formas de se migrar com um custo muito baixo e tratarei disso no blog em novos artigos no futuro. O fato é que, é bem mais simples migrar para o Exchange Online do que para o Exchange instalado no local.
Suporte
Ok, você migrou para o Office 365 e terá o suporte direto da Microsoft e isso pode parecer suficiente. Infelizmente não é isso que acontece.
Profissionais mais experientes sabem que, na maioria dos casos, é melhor contar com o suporte de uma empresa local, que esteja acostumada com as suas necessidades e que possa apresentar mais flexibilidade e agilidade para solucionar os tickets abertos. É uma boa prática contar com o apoio de uma empresa com experiência em Office 365 para suportá-lo depois da migração.
Exchange no local
O hardware do servidor
Usando o Exchange Server Role Requirements Calculator, temos os seguintes requisitos de servidor, considerando alta disponibilidade com Exchange Native Protection.
Fiz uma configuração de 02 servidores HP DL380 com 02 processadores, 32GB de memória, 02 discos SAS de 600 10k em RAID1 para o SO e mais 02 discos SATA de 01TB para os dados.
O custo deste hardware foi de R$ 48.106,00
Licenças do servidor
O custo da licença do Windows Server Standard é de US$ 2.452,00.
Já o preço da licença do Exchange Server é de US$ 983,00.
Cada usuário deve ter a sua respectiva cal de Exchange. Como estamos simulando um ambiente para 100 usuários, então precisaremos de 100 licenças de Cal para Exchange a um custo total de US$ 9.378,60
Certificado digital
O certificado digital para o Exchange Server tem um custo médio de R$ 450,00 por ano.
Conectividade de internet para o Exchange Server instalado no local
Aqui já fica difícil prevermos o consumo de banda. Diferente do Exchange Online onde só trafegará em nossa rede local os e-mails que forem baixados pelo Outlook, no Exchange Server instalado no local, todo e-mail recebido e enviado (inclusive SPAM) trafegará pelo link WAN da empresa. A boa prática é ter redundância de link e dedicar um deles para o Exchange Server.
Consumo de energia
Este é um custo que não existe no Exchange Online, mas que você deve considerar quando calcula o TCO para o Exchange Server. Usando o HP Power Advisor consegui estimar um gasto com energia por volta de R$ 1.568,59 por ano.
É óbvio que este custo não é tão fácil de se medir com exatidão já que nosso sistema energético esta um caos. Eu considerei a tarifa base no Rio de Janeiro mas cada mês somos surpreendidos com uma bandeira de cor diferente :(.
Migração
O custo de migração não é muito diferente do Exchange Online.
Agora vamos as contas
Alguns custos da comparação não entraram na conta, pois vão depender muito do cenário do cliente ou porque simplesmente são necessárias em ambas as situações.
O mesmo serve para migração. Na minha experiência a migração para o Exchange Online costuma ser mais barata mas isso não é uma regra. Como é um custo que também depende muito do cenário do cliente, optei por não colocar na conta.
Analisando os números podemos tirar as seguintes conclusões:
- Além do óbvio, que o Exchange Online é a solução mais barata mesmo depois de 05 anos, ainda tem o fato que o investimento inicial é muito mais baixo, gerando uma economia de quase 80%!
- Ainda existem custos ocultos caso opte pelo Exchange Server On-premises que não estão presentes na planilha. Não consideramos o custo de energia com refrigeração e nem o custo de backup.
- Outro fato que não conseguimos mostrar na análise é o tempo de implementação. Com o Exchange Online o ambiente de e-mail entra em produção muito mais rápido que uma implantação on-premises.
- No Exchange Online você já tem incluso no preço, uma solução de Antispam e Antimalware. Para o Exchange On-premises você teria que investir nisso. Também não colocamos esse custo na tabela pois cada cliente prefere uma ferramenta diferente e por isso os custos variam muito. Considere isso na sua avaliação.
- O ambiente proposto para o Exchange instalado no local, consideramos o HA do próprio Exchange mas nem se compara com o oferecido pelo Exchange Online que tem um SLA de 99,9%.
- No Exchange Online você paga pelo que consome e por isso pode ir ajustando os seus gastos de acordo com a quantidade de usuários. Já quando implanta o Exchange no local, o investimento não pode ser recuperado.
- Seu ambiente estará sempre atualizado sem gastos adicionais, quando opta pelo Exchange Online. Já no Exchange no local, a atualização dependerá de mais investimento em software e hardware.
Conclusão
Contra fatos (ou números) não há argumento que se sustente. O que vimos nesta análise é que o mito de que a nuvem ainda é cara não se sustenta.
Além de o Exchange Online ser mais barato que uma instalação local do Exchange Server, ele oferece mais recursos de produtividade, mais integração com tecnologias da Microsoft e muito mais facilidade de administrar.
