O e-mail ainda é uma das principais formas de comunicação usada pelas empresas. Nós usamos o e-mail para se comunicar com nossos colegas de trabalho, nossos clientes e fornecedores. Diante disso, as empresas precisam ter uma solução de e-mail corporativa que consiga atender as suas necessidades e muitas optam por contratar o Gmail para empresas.
Será o Gmail a melhor alternativa para as empresas?
Existe uma opção tão boa quanto, porém mais barata?
É isso que responderemos neste artigo!
O que você verá neste artigo?
- O que é o Gmail para empresas?
- Existe uma opção mais barata que o Gmail para empresas?
- É possível misturar planos?
O que é o Gmail para empresas?
Com certeza você conhece o Gmail, que é a solução de e-mail na nuvem da Google.
Ele foi lançado por volta de 2004 e revolucionou o mercado de e-mails de graça, oferecendo uma interface mais simples e mais rápida que os concorrentes na época.
Alguns anos depois, especificamente em 2006, a Google criou a versão do Gmail específica para as empresas. O Google Apps.
O Google Apps era uma suíte de produtos de software na nuvem para produtividade e colaboração. Pagando um valor fixo por usuário por mês você tem acesso aos seguintes recursos:
- Gmail: Dispensa apresentações. É a solução de e-mail corporativo na nuvem do Google.
- Google Drive: Solução de armazenamento na nuvem para documentos.
- Google Docs: Uma ferramenta similar a suite Office da Microsoft, porém somente acessível via navegador.
- Hangouts: Ferramenta para videochamadas.
- Sites: Ferramenta para criação de intranets.
Recentemente a Google mudou o nome da ferramenta para Google Apps for Work.
O custo do Gmail para empresas
Existem somente 02 planos possíveis de serem contratados do Google Apps for Work.
O primeiro plano custa US$ 5,00 por usuário por mês e, segundo o site do Google, oferece:
- Endereços de e-mail empresariais (nome@suaempresa.com)
- Chamadas de voz e vídeo
- Agendas on-line integradas
- 30 GB de armazenamento on-line para a sincronização e o compartilhamento de arquivos
- Documentos de texto, planilhas e apresentações on-line
- Sites de projeto fáceis de criar
- Controles de segurança e de administração
- Suporte por telefone e e-mail 24 horas por dia, sete dias por semana
O segundo plano custa US$ 10,00 por usuário por mês e oferece tudo que o plano anterior mais:
- Armazenamento ilimitado (ou 1 TB por usuário no caso de menos de cinco usuários)
- Controles administrativos avançados para o Google Drive
- Dados de auditoria e relatórios referentes ao conteúdo e ao compartilhamento no Google Drive
- Google Apps Vault para descoberta eletrônica, abrangendo e-mails, bate-papos, documentos e arquivos
- Pesquise e exporte com facilidade para diferentes formatos
- Arquive todos os e-mails enviados por sua empresa
- Definina políticas de retenção de dados
- Imponha guardas de documentos em Caixas de entrada
Por que usar um serviço como o Google Apps for Work
Por que usar um serviço como o Gmail para empresas, e não um serviço de e-mail como o oferecido pelas empresas de hospedagem?
A resposta é Produtividade!
Os serviços de e-mails tradicionais oferecidos por provedores de hospedagem como Locaweb, Hostgator e tantos outros, se limitam somente a entregar um serviço de envio e recebimento de e-mail muito simples, baseado em protocolos antigos como POP ou IMAP.
Quais os problemas de serviços de e-mail baseados em POP e IMAP? Muitos!
- Não possui acesso de qualquer lugar ao seu email: você fica limitado a acessar o e-mail somente do computador do seu escritório.
- Não há a possibilidade de compartilhamento de agenda: imagine que você tenha que gerenciar uma equipe de vendedores externos. Seria muito bom poder saber da agenda de cada um dentro do seu cliente de e-mail não acha?
- Editar documentos anexados dentro do cliente de e-mail: Sabe aquela tabela do Excel que seu colega te enviou e você precisa só corrigir alguns detalhes e reenviar? Com esses serviços de e-mail você precisa salvar a planilha no seu computador, editar, salvar de novo e mandar em um novo e-mail. Pouco produtivo não acha?
- Baixo controle de segurança: Esses serviços de e-mail oferecidos por provedores comuns tem ferramentas de segurança muito simples e que não conseguem mais atender as demandas do mercado corporativo atual. Como você vai conseguir controlar se está ocorrendo vazamento de informações sensíveis da sua empresa? Como você controla a retenção de e-mails? Você consegue ter visibilidade das ameaças?
- Desempenho: Como falei antes, o e-mail ainda é uma ferramenta de comunicação muito importante. Quanto tempo a sua empresa consegue ficar sem e-mail? Qual o custa da falta de produtividade de seus funcionários? Um e-mail gratuito ou da maioria dos provedores do mercado, não oferece a garantia de disponibilidade (SLA) que a sua empresa precisa.
O mercado de hoje é muito competitivo e as empresas precisam tornar as suas equipes de trabalho cada vez mais eficientes. Para isso, é fundamental que os seus funcionários tenham a seu dispor ferramentas que agilizem e facilitem o trabalho em equipe.
Por isso que muitas empresas escolhem ferramentas que são muito mais que e-mail. Como o Google Apps for Work ou o Office 365 for Business da Microsoft.
Existe uma opção mais barata que o Gmail para empresas?
Vamos considerar o plano mais vendido do Google Apps for Work que é o de US$ 5,00.
Como já falamos antes, ele vem com:
- Endereços de e-mail empresariais (nome@suaempresa.com)
- Chamadas de voz e vídeo
- Agendas on-line integradas
- 30 GB de armazenamento on-line para a sincronização e o compartilhamento de arquivos
- Documentos de texto, planilhas e apresentações on-line
- Sites de projeto fáceis de criar
- Controles de segurança e de administração
- Suporte por telefone e e-mail 24 horas por dia, sete dias por semana
Vamos nos prender a linha das especificações que destaco abaixo:
- Documentos de texto, planilhas e apresentações on-line
Qual a ferramenta mais usada no mercado para edição de documentos de texto, planilhas e apresentações? O Office!
Então a Google está vendendo o Office também? Obvio que não.
O que eles entregam junto com o Google Apps for Work, é a possibilidade de visualizar e editar documentos usando o navegador do seu computador.
Só que isso não resolve o problema de muitas empresas. Para muitas pessoas, ainda é extremamente necessário ter o Office instalado na máquina.
Se você é uma dessas pessoas então o Google pode sair muito caro para sua empresa. Vamos aos fatos.
Google Apps versus Office 365: Qual é o mais barato?
A Microsoft tem um plano do Office 365 similar ao plano mais barato do Google Apps for Work. Ele se chama Office 365 Business Essentials.
O custo do Office 365 Business Essentials anunciado no site da Microsoft é o mesmo US$ 5,00 que a Google cobra pelo seu plano.
O que vem no Office 365 Business Essentials?
- Email na nuvem com seudominio@.com.br;
- 50GB de espaço para suas mensagens de email;
- Armazenamento de documentos na nuvem com até 01TB de espaço no OneDrive for Business;
- Sites de Intranet corporativa com o Sharepoint Online;
- Rede social corporativa com o Yammer;
- Chat e videoconferencia com o Skype for Business Online;
- Office Online.
Além do plano Business Essentials, o Office 365 possui um outro plano que seria semelhante ao plano de US$ 10,00 do Gmail para empresas. É o plano Business Premium.
Este plano tem basicamente tudo que o Business Essentials tem mais a possibilidade de instalar o Office 2016 na sua máquina.
Considerando que a sua empresa precise do Office instalado na sua máquina, qual opção sai mais barata? Pagar o Gmail para empresas e comprar o Office por fora ou contratar o Office 365 Business Premium?
Para fazer essa conta vamos considerar os seguintes valores para cada produto:
- Google Apps for Work: US$ 5,00 por usuário/mês
- Office Business (Equivalente ao Office Standard): US$ 8,25 por usuário/mês
- Office Business Premium: US$ 12,50 por usuário/mês
Esses valores são públicos nos sites dos respectivos fabricantes e não incluem os impostos do Brasil.
Agora vamos colocar isso em uma planilha e ver o que sai mais barato.
| Gmail para empresas + Office Business | Office Business Premium |
| US$ 13,25 | US$ 12,50 |
Para as empresas que precisam de todos os recursos que estão presentes no Google Apps for Work, mas também precisam de Office instalado nas máquinas, sai mais barato comprar o Office Business Premium.
A economia gerada é de um pouco mais de 5%. Pode parecer pouco, mas imagine isso multiplicado pela quantidade de usuários que a sua empresa possui considerando ainda o custo no ano todo?
É possível misturar planos?
Ok, você já viu que para usuários que precisam do Office é mais barato comprar o Office Business Premium do que pagar pelo Gmail para empresas mais o Office. Mas e empresas que tem cenários mistos, ou seja, alguns funcionários conseguem usar tranquilamente o Office Online enquanto outros precisam do Office instalado na máquina?
Simples, basta mesclar os planos.
Com o Office 365 você pode ter alguns usuários com o plano Essentials e os outros com o plano Premium. Assim você consegue diminuir ainda mais os seus gastos.
