Trabalhar no modelo Home Office não é mais uma realidade somente de startups e de algumas empresas de tecnologia.
A pandemia de COVID-19 forçou que até empresas mais conservadoras, se vissem obrigadas a implantar o modelo de trabalho remoto, por conta das restrições causadas pela pandemia.
Em várias dessas empresas, a transição acabou sendo feita de forma inadequada, prejudicando a produtividade dos colaboradores, além de vários problemas de segurança na sua infraestrutura de TI.
O propósito desse artigo, é servir como um guia, sobre como preparar a sua empresa para o trabalho remoto e ajudar, tanto quem já implantou o home office, mas precisa melhorar o processo, quanto as empresas que só agora irão implantar o modelo de trabalho remoto.
O que as empresas devem fazer para se preparar para o trabalho remoto?
É preciso um bom planejamento, revisão de processos e também de apoio da tecnologia, para conseguir migrar com sucesso para o modelo de trabalho remoto.
Abaixo a lista dos principais pontos, que devem ser observados para garantir o sucesso dessa migração.
- Revise seus processos e foque em os tornar digitais.
- Revise e modernize seu ambiente de TI.
- Disponibilize os equipamentos necessários para seus funcionários.
- Treine os seus colaboradores.
- Ajuste a sua comunicação e garanta que todos estão recebendo as informações necessárias.
Revise seus processos e foque em os tornar digitais.
Revisar os processos da sua empresa é o primeiro passo para a implantação de um modelo de trabalho remoto.
Para você entender a importância dessa etapa, imagine que a sua empresa tenha um processo para o fechamento de novos contratos com clientes, em que uma das etapas consiste no envio do contrato por correrio para assinatura e reconhecimento da assinatura por ambas as partes.
É algo simples, mas que se torna inviável quando ambos, o cliente e seus colaboradores, estão trabalhando em home office.
Esse seria um processo que deveria ser digitalizado, com as assinaturas desse contrato ocorrendo por algum serviço de assinatura digital, como o Adobe Sign, por exemplo.
Tenho certeza que na sua empresa existem vários processos, que do jeito que estão hoje, não funcionariam ou seriam muito difíceis de seguir em um cenário que todos os colaboradores ou parte deles, estão em home office.
Alguns exemplos de processos ou formas de trabalhar, que são incompatíveis com o trabalho remoto, que devem ser revistos e/ou digitalizados.
- Assinatura de documentos em papel.
- Preenchimento de formulários em papel.
- Processos de aprovação de documentos feitos através de trocas de e-mail somente.
- Processos repetitivos de extração manual de dados em sistemas para preenchimento de planilhas e similares.
- Uso de e-mail para troca de arquivos ou documentos entre colaboradores da mesma equipe.
- Documentos importantes da empresa armazenados de forma descentralizada, sem versionamento e controles de segurança adequados.
Agora que conseguiu entender como identificar processos que seriam incompatíveis com o modelo de trabalho remoto, chegou a hora de revisá-los e ajustá-los.
Para isso sugiro que:
- Faça uma lista dos principais processos que identificou que precisam ser revisados.
- Separe-os por cada área de negócio da empresa e discuta com os líderes de cada área as possibilidades de digitalização dos processos.
- Avalie o uso de ferramentas para apoiá-lo no processo. Exemplo: ferramentas de gestão de documentos, de automação, de colaboração e similares.
- Foque nos processos que tem mais impacto no negócio da empresa e que não podem parar em momento algum.
- Treine todos os envolvidos e tenha certeza que entenderam como o processo funcionará quando estiverem remotos.
- Crie uma documentação de apoio e divulgue com a equipe.
- Colha o feedback depois de implantado, corrija o que esta errado o mais rápido possível. Lembrando de sempre avisar o time sobre as alterações e atualizar a documentação.
Algumas sugestões de ferramentas, que podem ajudar muito na digitalização dos processos da sua empresa.
- Migre seu e-mail para o Microsoft 365, que oferece um serviço de e-mail corporativo.
- Migre seu servidor de arquivo para o Sharepoint Online, usando-o em conjunto com o Teams e o Onedrive. Desta forma você consegue ter uma ferramenta eficaz de versionamento de documentos e controle.
- Garanta que toda a comunicação da equipe será feita utilizando o Teams. Treine seus usuários para usarem e abusarem dos recursos de reuniões com áudio e vídeo.
- Use soluções de assinatura digital como o Adobe Sign.
- Desenvolva a automação de processos repetitivos usando o Power Automate e o Power Apps que já vem no Microsoft 365.
Revise e modernize seu ambiente de TI.
Esse é um ponto muito importante. Muitas empresas simplesmente só deram acesso remoto aos seus colaboradores via AnyDesk ou RDS, para que usassem seus computadores remotamente de suas casas.
E qual o problema dessa abordagem? A segurança!
Vamos aos principais motivos por que dar o acesso remoto do seu usuário ao computador dele, pode ser um grave problema de segurança.
A fragilidade do protocolo RDP
O protocolo RDP é um dos principais protocolos usados para acesso remoto. É o protocolo usado para acesso remoto via o Remote Desktop Service da Microsoft.
Existem uma série de vulnerabilidades documentadas nesse protocolo e o uso dele deve ser cercado de uma série de cuidados.
O mais comum é que as empresas simplesmente publiquem a porta 3389, que é a porta padrão utilizada pelo RDP, para a internet. Essa é uma falha grave e nunca deve ser feita.
A Cloudflare tem um artigo muito bom (em inglês) que explica em detalhes os problemas do RDP.
Isso não significa que esse tipo de acesso remoto não deve ser usado. Ele pode ser usado, desde que se tenha os cuidados necessários.
Alguns cuidados são:
- Os usuários só poderão acessar o ambiente remotamente via RDP caso estejam conectados a uma VPN.
- Bloqueie no firewall da empresa todos os acessos a porta 3389.
- Garanta que seus usuários usem senhas fortes. De preferencia, com duplo fator de autenticação.
Problemas no uso de AnyDesk, Teamviewer e similares.
Aplicativos de acesso remoto como o AnyDesk, Teamviewer e similares, foram desenvolvidos com o objetivo de oferecer uma ferramenta para que o time de suporte, consiga dar assistência ao um usuário remoto.
Essas ferramentas não oferecem um ponto de gerenciamento centralizado, que o time de TI possa simplesmente desabilitar o acesso de um usuário específico.
Empresas com poucos colaboradores, é relativamente simples instalar um em cada máquina e dar suporte aos usuários. Mas em equipes com dezenas de usuários, começamos a ter problemas.
Qual a melhor forma de garantir a segurança da empresa, no modelo de trabalho remoto?
Obviamente que cada empresa tem um cenário específico e não existe uma “bala de prata” que seja a solução para todos os problemas, mas abaixo uma lista de recomendações que visam garantir a segurança do seu ambiente.
- Tenha um firewall de qualidade na borda da sua rede. De preferência, um Next Generation Firewall, que garanta a proteção de todo o tráfego que entra e sai da sua rede.
- É importante que a sua solução de antivírus ofereça um gerenciamento através de uma console em nuvem. Assim você pode implantar o agente de proteção nas máquinas que os seus usuários irão usar para trabalhar remotamente.
- Prefira implantar alguma solução de Desktop as a Service, ao invés de simplesmente disponibilizar o acesso dos usuários as suas estações que estão na empresa. Aqui na Infobusiness recomendamos e implantamos o Windows Virtual Desktop da Microsoft.
- Se for conceder o acesso remoto dos usuários ao seu ambiente local, só o faça se o usuário estiver conectado via VPN.
- A maior parte das contaminações de vírus são através de campanhas de SPAM (Phishing). Serviços como o Microsoft 365 possuem ferramentas poderosas de bloqueio de SPAM e Malware na fonte, antes que chegue por e-mail ao usuário. Prefira migrar seus serviços de e-mail para soluções deste tipo. Além de menos chance de infecção, menos SPAM também garante mais produtividade ao time.
- Crie uma campanha de conscientização dos seus usuários, garantindo que eles saibam as informações mais básicas sobre como se proteger e o que não fazer. Também é importante garantir um canal rápido e prático, para que eles possam tirar dúvidas e obter suporte.
- Revise seus processos de backup. Garanta que o backup sempre estará acessível quando tudo mais der errado e as proteções falharem.
Disponibilize os equipamentos necessários para seus funcionários.
Como já falamos no tópico anterior, somente dar acesso remoto, para que o funcionário use a máquina pessoal dele para acessar a máquina do trabalho, não é uma boa prática de segurança.
Além da questão de segurança, tem também o fator da produtividade. Geralmente, as máquinas que temos em casa são lentas e inadequadas para o trabalho.
O recomendado é que, ou a empresa forneça notebooks e headsets para que o funcionário use em casa, ou que implante um ambiente de Desktop as a Service usando, por exemplo, o Windows Virtual Desktop.
Também importante validar com o colaborador, se ele dispõe de um local confortável e silencioso que possa trabalhar em casa. Algumas empresas compraram ou deram uma verba, para que o colaborador pudesse comprar uma mesa e uma cadeira confortável para trabalhar em casa.
É algo simples, mas que é importante que seja avaliado.
Treine os seus colaboradores.
Se estamos mudando os processos da empresa, criando um ambiente mais moderno com novas ferramentas, o treinamento é fundamental.
A melhor prática é a empresa eleger champions de cada setor, para que eles possamos disseminar o treinamento e servir como evangelizadores para o restante da equipe.
Crie uma agenda de treinamentos e use alguma ferramenta de EAD para publicar esses treinamentos.
Comunique a equipe sobre os treinamentos e faça avaliações frequentes, para analisar se todos estão fazendo os treinamentos.
Misture treinamentos gravados com sessões curtas de treinamento ao vivo.
Ajuste a sua comunicação e garanta que todos estão recebendo as informações necessárias.
Crie um site ou documento, para servir de base de conhecimento, com as principais informações sobre os novos processos e ferramentas.
Se a empresa tem o Microsoft 365, use o Sharepoint Online para criar um portal, onde pode centralizar essa base de conhecimentos e criar um formulário para abertura de tickets.
Use o Teams para ter uma equipe onde todos podem interagir, postando dúvidas e recebendo ajuda de outros colegas e do time de suporte.
Avalie o uso de alguma ferramenta de e-mail marketing, para envio semanal com informações sobre a implantação dos novos processos e canais de suporte.
Faça uma reunião frequente com os principais líderes de cada área para avaliar a aderência aos novos processos e ferramentas, as principais dificuldades e o que precisa ser modificado.
