Você já ouviu falar sobe SharePoint Online? Talvez já tenha comprado um plano do Office 365 que venha com SharePoint Online e nem faz uso da ferramenta.
Já parou para ver a quantidade de informação que nossas empresas lidam todos os dias? São pilhas de e-mails, documentos, registros e uma série de trabalhos que fazemos manualmente. Como gerenciar tudo isso? Como automatizar as tarefas do dia a dia de nossas equipes para torná-las mais produtivas ? É isso que o SharePoint se propõe a fazer pela sua empresa.
Neste artigo irei mostrar como essa ferramenta pode revolucionar a forma como sua equipe trabalha com seus documentos e projetos.
Vamos falar sobre SharePoint Online
As pessoas trabalham de diferentes formas com o SharePoint Online. Assim, para alguns 0 SharePoint Online é um site de colaboração, permitindo que equipes possam trabalhar com colaboração em cima de documentos. Para outros, o SharePoint é simplesmente um lugar para armazenar arquivos, como uma espécie de file server na nuvem. E ainda para outros, o SharePoint Online é uma máquina de workflows e é usado para para automatizar tarefas que fazemos diariamente.
O SharePoint Online é muito mais do que somente qualquer uma dessas coisas. Ele é mais do que simplesmente um aplicativo ou um programa. É uma plataforma que permite criarmos sites poderosos, que possibilitam que seus funcionários possam trabalhar juntos de uma maneira que você nunca imaginou.
Exemplos de uso do Sharepoint Online
Imagine que você possua uma equipe responsável pelo marketing da empresa. Você pode usar o SharePoint Online para criar as tarefas e atribuir os seus responsáveis, criando uma série de workflows para cada uma dessas tarefas. Também podemos criar um repositório de documentos somente para essa equipe, permitindo que haja versionamento e fluxos de aprovação de documentos.
Continuando com o exemplo, a equipe do projeto poderia usar um site no Sharepoint Online como um único ambiente para criar, organizar e compartilhar conteúdo. Por exemplo, usar o Announcements list para transmitir informação importante, novas ferramentas ou recursos para membros da equipe. Poderia também usar o Calendário para compartilhar informações de agendamento, como eventos da equipe, prazos, ou férias. Também pode usar a Lista de links para ajudar sua equipe a se conectar com sites parceiros ou encontrar informações importantes para os seus trabalhos.
E que tal aumentar a produtividade de sua equipe de projetos? Você pode criar um site referente ao projeto e ter um ponto central para o gerenciamento automatizado do projeto e ainda o conectar com o Project. Neste site de projetos você poderia ter:
- Linha do tempo das tarefas do projeto
- O agendamento das tarefas de forma centralizada
- Uma biblioteca de documentos relevantes para o projeto
- Um calendário único compartilhado com a equipe envolvida no projeto.
Com o Sharepoint Online é possível automatizar e gerenciar equipes de projetos, bibliotecas de documentos, wikis, blogs, intranets e muito mais.
Por que o Sharepoint Online ?
O Sharepoint como servidor on-premises já está entre nós desde 2001, porém sempre foi um recurso mais utilizado por empresas maiores, pois dependia de uma infraestrutura mais cara para a implementação. Há pouco tempo a Microsoft lançou o Office 365 e incluiu em seu portifólio o Sharepoint Online e ai tudo mudou. O Sharepoint ficou acessível para qualquer empresa que tenha a assinatura de um plano do Office 365.
Muitas empresas possuem o Office 365 mas não utilizam o SharePoint Online e isso é um desperdício.
