Nestes tempos de crise é fundamental que os gestores consigam achar alternativas para manter a empresa funcionando com o menor custo possível. Diante disso, muitas empresas tem optado por trocar a compra de produtos pela contratação de serviços, tornando assim a empresa mais ágil e com previsibilidade de custos. Do ponto de vista do gasto com a compra de licenças de Office, também é possível ter uma abordagem assim.
Muitas empresas ainda tem preconceito com a compra de licenças através da nuvem, por não ter a posse do produto ou por preocupações com segurança. A verdade é que, mesmo a longo prazo, a compra da suíte de produtividade da Microsoft através de uma subscrição na nuvem, oferece um custo bem mais baixo de aquisição e um excelente ROI. Veja abaixo a diferença de preço do Office Standard 2013 vendido via contrato Open e o equivalente dentro do Office365.
Standard 2013 – US$ 450,00
Business 2013 – US$ 116,00
Só olhando a diferença de preço já é possível ver que a primeira opção é quase 4 vezes mais cara que o Office Business e já justificaria a migração para esse novo modelo de compra, mas ainda podemos diminuir ainda mais esses custos.
E o seu e-mail ?
O Office365 é muito mais que simplesmente licenciar o Word, Excel e Power Point. Nele é possível você ter um e-mail de nível corporativo com o Exchange Online, comunicação e colaboração online com o Skype for Business, intranet corporativa com o Sharepoint online e mais outros recursos.
O Office365 tem planos que oferecem o uso do Word, Excel, Power Point e OneNote online, via o navegador de internet, ou instalado na máquina, e aí que está o segredo para diminuir os custos a ponto dele sair de graça. É preciso fazer uma pesquisa com seus usuários e entender quem realmente tem necessidade de utilizar o Office instalado na máquina. A maioria dos usuários só o utilizam para ler arquivos do Excel ou do Word e esses usuários podem usar a versão online tranquilamente.
Vamos fazer algumas contas e mostrar como é possível reduzir drasticamente o custo do Office.
Imagine uma empresa com 50 funcionários que precise licenciar Word, Excel e etc. Imagine também que essa mesma empresa utiliza um servidor antigo de e-mail, que não permite que seus funcionários consultem suas mensagens de qualquer lugar e que não permite colaboração entre a equipe.
Se essa empresa fosse comprar somente a versão Standard para os 50 usuários teria o gasto abaixo:
US$ 450,00 x 50 = US$ 22.550,00
Depois de um estudo feito pelo departamento de TI, foi detectado que 40 usuários conseguiriam usar o Office Online sem nenhum problema e somente 10 usuários realmente precisariam tê-lo instalado na máquina.
Com isso em mente, sugerimos que seja contratado 40 licenças de Office Business Essentials que vem com Exchange Online, Skype Online, Sharepoint Online e Office Online e 10 contas do Office Business Premium, que vem com tudo do Essentials mais a suíte de produtividade da Microsoft instalada na máquina.
Vejamos os custos de cada um
Business Essentials – US$ 70,00
Business Premium – US$ 175,00
Agora vamos as contas:
40 licenças do Essentials: US$ 70,00 x 40 = US$ 2.800,00
10 licenças do Premium: US$ 175,00 x 10 = US$ 1.750,00
Total: US$ 4.550,00
Isso representa uma economia de quase 80%! Na verdade, a empresa do exemplo, passa a pagar somente pelo serviço de e-mail e pelo Office instalado nas máquinas, o restante sai de graça!
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