Existem várias formas de comprar Office da Microsoft para uso em uma empresa, o que acaba confundindo muitos gestores e compradores.
Qual a melhor opção? Comprar o Office perpétuo ou comprar o Office 365 ou Microsoft 365?
É melhor comprar através de licenciamento por volume ou FPP (ESD)?
Tem várias ofertas de pacote Office por preços muitos baixos na internet. É seguro comprar nessas lojas?
Porque o preço de uma licença do Office em um revendedor Microsoft é mais caro que essas ofertas que encontramos em alguns ecommerces?
Saiba que existe uma forma mais barata de você ter o pacote Office da Microsoft devidamente licenciado para sua empresa por um custo mais baixo do que imagina
Continue lendo este artigo e descubra:
- Como comprar Office gastando pouco
- O que é o Office Home and Business
- Como comprar o Office através do Office 365
- Quando é melhor comprar o Office 365 e não o Office Home and Business?
- Porque não comprar direto no site da Microsoft?
- Cuidados ao comprar Office para sua empresa
- Posso comprar Office Home ou Personal para empresa?
Que tal conhecer mais sobre o Office 365?
Como comprar Office gastando pouco
Com a popularização da computação na nuvem, muitos fornecedores de software migraram para um novo formato de licenciamento chamado SaaS, ou software como serviço.
Neste modelo de compra de software, a empresa faz uma assinatura para ter o direito de utilizar o software, pagando um valor bem mais baixo em comparação com o licenciamento tradicional.
Muitas empresas hoje tem oferta neste modelo. Podemos citar o Creative Cloud da Adobe ou mesmo o Worry-Free Services da Trend Micro.
A Microsoft também está seguindo esta tendência e lançou uma oferta do pacote Office como serviço, dentro da sua solução para colaboração e produtividade chamada Office 365.
Veja abaixo uma tabela comprando os preços de aquisição do Office Business no Office 365 e o tradicional Office Standard. Lembrando que os preços são baseados na tabela de dezembro de 2017.
| Microsoft 365 Apps for Business por mês | Office Standard 2019 licença perpétua |
|---|---|
| R$ 31,90 | R$ 2.167,11 |
Já de cara é possível perceber que o licenciamento do Pacote Office via o Office 365 representa uma economia de mais de 80% no investimento inicial para ter a licença do pacote Office.
Agora vamos fazer a comparação com uma licença perpétua mais barata que o Office Standard. Estamos falando do Office Home and Business.
O que é o Office Home and Business?
O Office Home and Business é uma licença do Office parecida com o a versão Standard e só é vendida através de licenciamento FPP ou ESP.
Ela foi criada especificamente para pequenas empresas que precisam de poucas licenças do Office.
Vamos a comparação do Office Home and Business com o Office 365 Business
| Microsoft 365 Apps for Business por mês | Office Home and Business |
|---|---|
| R$ 31,90 | R$ 890,00 |
O Office 365 ainda é a opção que exige um menor investimento inicial e mais simples de implantar para toda a sua empresa.
- O Office 365 Business é a opção que exige o menor investimento sua empresa estar licenciada.
- Ele é a opção ideal para empresas que estão passando por auditoria da Microsoft e não tem capital para gastar com licenças no momento.
- É o produto da Microsoft que possui o modelo de licenciamento mais flexível, permitindo o pagamento mensal ou anual.
- O Office 365 Business tem o benefício de cancelamento da licença o que não é possível fazer com o Office Home and Business e nem com o Office Standard.
- É importante frisar que, apesar de o Office Home and Business parecer uma opção mais barata num primeiro, é necessário considerar o custo de gerenciamento da licença. A comprovação da legalidade do Office Home and Business ainda é feita somente com a posse da nota fiscal de compra, caixinhas e tudo mais. Fora isso, cada licença tem um serial diferente para ativação, o que se torna mais difícil para gerenciar em parques maiores que 10 máquinas. É importante considerar esse custo de gerenciamento.
Como comprar o Office no Office 365 ?
É possível licenciar o Office no Office 365 com pagamentos anuais ou mensais, sendo esta última a opção que oferece maior flexibilidade.
Office 365 com pagamento mensal
Comprando o Office com pagamento mensal, você pode alterar a quantidade de licenças a cada mês e cancelar o licenciamento sem custo a qualquer momento.
É o modelo ideal para empresas que tem muitas mudanças no quadro de funcionários.
Office 365 com pagamento anual
É comprado através de um revendedor Microsoft e vale por 12 meses a partir da ativação.
Após ativar as suas licenças do Office 365, você só poderá diminuir ou aumentar a quantidade comprada após o vencimento deste prazo de 12 meses.
Quando é melhor comprar o Office 365 e não o Office Home and Business?
Por mais que a planilha que mostramos acima indique que a opção mais barata ainda é o Office Home and Business, nem sempre ele é a melhor opção de compra. Abaixo indico os motivos:
- Caso você passe por uma auditoria da Microsoft, o que tem se tornado comum, você só conseguirá comprovar a legalidade das licenças do Office Home and Business apresentando a nota fiscal de compra. Não importa se a compra tiver ocorrido a mais de 05 anos. Já com o Office 365, basta enviar o print da tela de ativação do Office 365.
- Quando a sua empresa precisa ter um e-mail corporativo, recursos de colaboração avançado e outras ferramentas, que só estão presentes no Office 365.
- Empresas com restrição orçamentária vão preferir pagar mensalmente pelo Office 365 do que comprar uma licença perpétua;
- O Office Home and Business não dá direito a upgrade. Já com o Office 365 Business você terá sempre a versão mais atual do Office.
E se eu quiser comprar direto no site da Microsoft ?
Não há diferença técnica ou de recursos entre as licenças de Office vendidas por um parceiro ou pelo site da própria Microsoft.
A grande diferença é financeira!
Sempre vai ser mais barato comprar com uma revenda autorizada do que com a Microsoft. Se não acredita é só preencher o formulário no final deste artigo que um de nossos vendedores te enviará um orçamento personalizado para sua empresa.
Essa diferença de preço se dá pelos seguintes motivos:
- A Microsoft é um fabricante focado em canais, ou seja, eles sempre fazem as vendas através de canais. Para não ferir essa política, a Microsoft anuncia seus produtos com um preço mais caro do que pratica através de sua rede de revendedores. É simples testar isso, basta fazer uma cotação com qualquer revendedor autorizado Microsoft (Não esqueça de nós ;))
- A Microsoft não fatura nada aqui no Brasil, logo, não há emissão de DANFE e sim de uma simples fatura ( invoice );
- Apesar dos preços do site da Microsoft serem publicados em reais, o processamento do pedido leva em consideração o dólar turismo, que é a alíquota mais cara do mercado, fora a cobrança de IOF.
- O suporte é feito direto pela Microsoft o que muitas empresas não julgam adequado. Muitos clientes preferem o suporte com um provedor local que consiga oferecer um atendimento personalizado.
Cuidados ao comprar Office para sua empresa
Assim como falei em outro artigo sobre os cuidados ao comprar o Windows, o mesmo vale para qualquer licença da Microsoft.
A Internet está cheia de ofertas tentadoras para venda de licenças da Microsoft. Muito cuidado, pois o barato pode sair muito caro.
A maioria dessas ofertas são oferecidas por empresas que não são parceiras ou revendedores autorizados Microsoft e a licença não é reconhecida pela mesma.
Qual o problema disso? Simples! Em caso de uma fiscalização da Microsoft ela não reconhecerá esta compra como legal e você estará correndo o risco de sofrer as punições por usar software pirata.
Abaixo algumas dicas para você não comprar gato por lebre:
- Evite comprar licenças da Microsoft no Mercado Livre. As revendas autorizadas pela Microsoft não vendem por esse marketplace;
- Peça a loja que envie uma proposta formal em nome da empresa. Uma empresa séria não se negará a documentar a sua oferta;
- Verifique o CNPJ do fornecedor e veja se está ativo e sem problemas cadastrais. Desconfie de empresas que não estão no Brasil ou com cadastro recente (Menos de 01 ano);
- Pesquise o nome do fornecedor na internet e veja se não tem ações ou reclamações documentadas;
- E o mais importante. Entre em contato direto com a Microsoft e valide se o fornecedor realmente é credenciado por eles.
Posso usar o Office Home ou Personal na minha empresa?
Não. As licenças Office Home, Office Home and Student e Office Personal não podem ser utilizadas em empresas.
Empresas só podem usar as seguintes licenças do Office:
- Office Home and Business;
- Office 365 Business, Business Essentials ou Business Premium;
- Office 365 E1, E3 ou E5;
- Office 365 Pro Plus;
- Office Pro Plus;
- Office Standard.
Uma dúvida comum em empresas que tem políticas de BYOD, onde os funcionários usam as próprias máquinas é: a responsabilidade é do usuário ou da empresa?
Resposta: da empresa!
Em caso de uma auditoria da Microsoft, as notas de compra do software devem estar em nome da empresa e não do usuário.
Mesmo em empresas que permitem que o usuário traga o seu próprio dispositivo, ela que deve se responsabilizar pelo licenciamento correto dos softwares, principalmente do Office e das Cals de acesso.
